Укр Рус

Дата: 18.06.2019

Підписка на новини

АНАЛІТИЧНИЙ ЗВІТ ПРО ВІРТУАЛЬНИЙ «КРУГЛИЙ СТІЛ» НА ТЕМУ «ЯК ДІЛОВОДСТВО У ШКОЛІ ПЕРЕТВОРИТИ ІЗ РУДИМЕНТУ МИНУЛОГО У КОМПОНЕНТ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ ОСВІТИ?»

Автор:
Олександр Жосан, Віктор Громовий
Опубліковано
13.10.2014

Найбільш непродуктивне витрачання часу –

ідеально робити те, що взагалі не потрібно.   

                                                        Роджер Сайп

Портал «Освітня політика» провів черговий віртуальний «круглий стіл» на тему «ЯК ДІЛОВОДСТВО У ШКОЛІ ПЕРЕТВОРИТИ ІЗ РУДИМЕНТУ МИНУЛОГО У КОМПОНЕНТ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ ОСВІТИ?». 

Актуальність обговорення цієї теми підсилюється тим фактом, що зараз у МОН завершується робота з розробки нової інструкції з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах.

Проект інструкції оприлюднено на офіційному веб-сайті Міністерства освіти і науки України (рубрика «Громадське обговорення»): http://www.mon.gov.ua/ua/pr-viddil/1312/1390288033/1404226910/ 

Круглий стіл проводився в дистанційній формі. На спеціальному створеному блозі  http://pidruchnik.key.ua/krugli-stoli/ були опубліковані інформаційне повідомлення про круглий стіл та матеріали для обговорення, зокрема, проект нової інструкції з діловодства, результати опитування відвідувачів порталу «Освітня політика», стаття О.Жосана «Про діловодство в школі та ребуси міністерства», матеріали Л.Поперечної «Пропозиціїдо проекту Типової інструкції з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності щодо документування діяльності бібліотеки загальноосвітнього навчального закладу», Л.Басюк«Електронний документообіг як засіб оптимізації шкільного діловодства» тощо.

Також упродовж місяця працював форум http://pidruchnik.key.ua/forum/, на якому учасники круглого столу мали можливість написати коментарі, висловити свої думки та поділитися власним досвідом роботи. 

На порталі «Освітня політика» пройшло опитування http://education-ua.org/ua/draft-regulations/291-ninishni-vimogi-do-vedennya-dilovoji-dokumentatsiji-u-navchalnikh-zakladakh-ne-vidpovidayut-realiyam-tsifrovoji-epokhi-vimagayut-radikalnogo-pereglyadu, яке дало наступний результат: 

Нинішні вимоги до ведення ділової документації у навчальних закладах визнали оптимальними рамками для організації діловодства – 3,3% респондентів; 

Такими, які не повністю відповідають вимогам часу, потребують удосконалення – 13 %; 

Не відповідають реаліям цифрової епохи, вимагають радикального перегляду – 83,7% 

Аналогічний результат дало і опитування на форумі http://pidruchnik.key.ua/forum/ :

• проект нової інструкції не повністю відповідає вимогам часу, потребує удосконалення – 10,6% 

• проект нової інструкції не відповідає реаліям часу, вимагає радикального перегляду – 89,4%.

Як бачимо, понад 80% опитаних вважають, що проект нової інструкції не відповідає реаліям часу, вимагає радикального перегляду. 

Була подана низка критичних оцінок нинішнього стану діловодства та конкретні пропозиції до проекту нової Інструкції з діловодства. 

Так жити не можна! 

Півроку після нібито зміни влади – жодного навіть натяку на реформи. А в освіті її можна було запровадити, адже був канікулярний період, щоб її опрацювати, з осені запустити. Маємо ж  нуль. Це вбиває, система страшніша за Путіна, система продовжує руйнувати країну. Олена Горобець 

Ще півроку тому більшість із нас вірила, що в освіті щось зміниться на краще, нам обіцяли зменшити кількість паперової роботи, що буде менше перевірок шкіл. і т.п. Поки що цього я не відчула, на жаль. Сьогодні наша школа отримала нарешті журнали, їх цього року придбали за кошти батьків (ну, ситуація важка з фінансуванням, ми знаємо). Журнали ще не встигли роздати... І тут мені телефонують додому близько 17.00, щоб усі класні керівники терміново забрали журнали і заповнили їх на вихідних, бо в понеділок їх перевірятимуть. Я тепер вдесяте шкодую, що влітку відмовилася від іншої роботи, не пов'язаної зі школою. Шановні керівники від освіти, дайте нам можливість без вас просто вчити дітей! Оксана Дубовик

 Дуже багато непотрібних документів у школі. Через цю бюрократію в школі не відбувається нормальний навчальний процес. Вчителі і адміністрація школи постійно в паперах (купа непотрібних звітів, наказів, які по суті нікому не потрібні…). Наприклад, правовиховна робота теж покладена на адміністрацію закладу. Чому цим не займаються певні компетентні органи? 

 Зніміть відповідальність зі школи за те що вона не має робити. Зараз на школу звалили все. Вимоги максимум, оплата мінімум. Завдяки такій безглуздій, об'ємній роботі в педпрацівників порушується психіка та здоров'я, а такі люди не можуть надавати якісні освітні послуги.  Oксанa

Журнал – то крапля в паперовому морі роботи, яку виконують педагоги. Зокрема, в системі звітності школи перед управлінням освіти. Полянський прозвітував улітку, що звітність значно зменшилась. Проте... Це означає: або Полянський сказав неправду, або місцеві управління ігнорують розпорядження профільного міністерства.  Наталія Вельгун

Виникає питання, хто всією цією "макулатурою", вибачте, буде займатись у сільських школах, де відсутні ставки секретарів, а за оплату в сумі в 160 грн. діловодством ніхто з учителів займатися не хоче. Паперообіг у школах надто великий: то звітуємо, то інформуємо.... і світла в кінці тунелю не видно… Анжела Белоконь-Онищенко

Мы задыхаемся от документооборота, от дикого количества протоколов, обязательных отчетов, от предельно формализованных приказов, которые сами себе издаем, которые требуются "на виконання", с дикими сроками "постійно" и формулировками  типа "Дотримуватись виконання Закону"…Давайтедебюракратизируем школу, а инструцию сделаем доступной для восприятия. Посмотрите на ее объем! По ней же невозможно работать в принципе. Чтобы выдержать все требования, секретаря мало. Нужен секретариат по каждому направлению. За семестр только по оргдеятельности больше 500 приказов...  Оксана Колесникова

Невже у наших чиновників із управління освіти, із різних підрозділів МОН не приходить в голову проста річ – педагог має працювати з дітьми, а не з папірцями. Що зміниться від того, що ми підготуємо і надішлемо чудовий звіт про проведений захід? Часу на якісну і ефективну підготовку самого заходу нам катастрофічно бракує. А що ж говорити про індивідуальну роботу з учнями? Більшість класних керівників цим майже не займається – руки не доходять. А після затвердження нової інструкції з діловодства ми, напевне, взагалі голови не підніматимемо – будемо писати нові документи, за новими зразками. А враховуючи незадовільне забезпечення школи комп’ютерною технікою, будемо все це робити вдома, аби тільки встигнути, аби не вигнали з роботи. Дмитро Середенко

Діловодство в школі – справа, без сумніву, важлива, але не головна. Нам слід перш за все дбати про удосконалення форм і методів навчальної і виховної роботи, а не писати безкінечні документи. Можливо, не варто вводити таку кількість номенклатурних справ, яку передбачає нова інструкція? Можливо слід, дійсно, половину їх скасувати? Л.Верба

Навіщо? Відмовляємось від Сізіфової праці!

Проблема  не в тому, щоб з’ясувати яким (паперовим чи електронним) буде документообіг, а в тому, хто і чому зацікавлений в появі  того чи іншого документу? Пропоную поставити питання ребром: хай МОН перед тим, як затвердити цю інструкцію, ДЕТАЛЬНО роз’яснить кому та навіщо потрібен КОЖНИЙ документ. Якщо цього не буде, значить в освіті революція гідності не відбулась! В’ячеслав Вегера

Паперообіг у школах величезний. Школи дійсно завалені листами, дорученнями, наказами з різних інстанцій. І всі вимагають обов’язково подати інформацію про виконану роботу. Навіщо подавати інформацію? Якщо відділ освіти має сумнів щодо виконання якоюсь школою конкретного документа, то можна направити туди інспектора і на місці перевірити. А створювати перманентну ситуацію звітування – це абсурд. У нас класні керівники, педагог-організатор, психолог та соціальний педагог ПОСТІЙНО пишуть і надсилають звіти. Часу виконувати свої посадові обов’язки в них не залишається. Можливо, електронний документообіг і допоможе, але краще половину документації просто скасувати, в тому числі і 90% звітностіВ.Петренко

Ми продукуємо сотнями документи, які повторюють одне одного за змістом, перехрещуються й суперечать одне одному. Останній шедевр адміністративного екстазу: журнал щоденної  реєстрації технічного стану ігрового майданчику… Юрій Бак 

Нужно ли в школе такое количество документов? У нас нет в школе делопроизводителя. Кто всем этим будет заниматься неизвестно. Если это станет дополнительными обязанностями секретарю или завучу, то толку не будет. Для такого уровня делопроизводства нужен специально обученный работник. Валерий  

Змін в освіті очікують всі: педагоги, батьки, учні. Першими змінами мали б бути зміни в паперотворчості. Можна було б якщо і не влаштувати революції в документообігу, то значно знизити необґрунтовані вимоги щодо ведення деяких документів, наприклад, класних журналів. Нова інструкція з ведення класного журналу вражає вимогами, які навіть у початковій школі вже не є сучасними: ведення журналу одним кольором чорнил,
як пишеться дата через риску чи через дві крапки, як записувати домашнє завдання: «розв’язати…» чи просто номери завдань, якої товщини має бути лінія, що підкреслює… В освіті працюють дорослі люди? Сторінка, написана синіми та чорними чорнилами не буде сприйматися? Оцінки, написані різними пастами не зараховуються? Перекреслене та виправлене домашнє завдання можна не виконувати?
Кому потрібні такі принизливі вимоги до ведення ділової документації? Як працюють колеги в інших країнах? Більшість вимог до ведення наших класних журналів вони сприймають із жахом, або просто не вірять в їх існування. У таких вимогах ані логіки, ані актуальності. Варто додати завзяття, яким завучі тиснуть на вчителів щодо форми заповнення журналу, а на завучів тиснуть з тих же питань інспектори управління, і картинка складається. Завуч не може /не хоче/  протистояти таким вимогам. Управління ж такими вимогами та покараннями за їх невиконання компенсує брак власної управлінської компетентності
Олена Єльникова 

Як удосконалити погане і не зробити від цього стан справ із документообігом ще гіршим? 

В інструкції слід додати нормативні документи, що стосуються кадрової роботи. Організація діловодства в закладі покладається на спеціально призначену для цього особу – ВКАЗАТИ БІЛЬШ КОНКРЕТНО – це не може бути секретар-друкарка. Вилучити накази стосовно руху учнів із групи наказів з кадрових питань.

 Відділи освіти повинні працювати на допомогу школам у вирішенні проблем, які виникають під час навчально-виховного процесу, а не на створення проблем з порушенням його своїми постійними вимогами та перевірками (штати у них як гриби ростуть – чому?). Нехай у відділах освіти створять службу з діловодства. Наталія 

Де вже тільки не писали ті накази з руху учнів? Спочатку для них була окрема книга, потім попередньою інструкцією вона була відмінена, і вони перемістилися у книгу з основної діяльності. Тепер учнів "переселяють" у книгу наказів з кадрів! Що за маячня? Учні - не працівники, їх не призначають і не звільняють! А якщо в школі 1000 учнів і 100 працівників, то правильність ведення книги неможливо проконтролювати! Любов 

Хотілося б більш детального роз'яснення щодо зразків документів, і роз'яснення причин збільшення кількості документів. Якщо інструкції складені загальними фразами, то деяким некомпетентним методистам у відділах освіти важко пояснити, чому так оформлено документ. Особливо хочеться отримати більше роз'яснень щодо ведення класних журналів. Які правила ведення журналів може вводити навчальний заклад, шкільні МО, а яких нормативів необхідно суворо дотримуватись. Отже, перш ніж затверджувати якісь інструкції, необхідно для людей створювати зразки якомога повніші і розгорнутіші. Марія 

Обов’язковим додатком до річного плану роботи загальноосвітнього навчального закладу є план роботи шкільної бібліотеки, який має бути укладений на навчальний рік, погоджений заступником директора з навчально-виховної роботи та ухвалений педагогічною радою. У разі, якщо штатним розписом ЗНЗ не передбачена посада завідувача/бібліотекаря та відсутня бібліотека, у річному плані роботи закладу окремим розділом виділяється напрям «Робота з бібліотечним фондом» і призначається відповідальний. Звіт про роботу бібліотеки є складовою річного звіту про роботу загальноосвітнього навчального закладу.

Окремий розділ номенклатури справ навчального закладу складає документація бібліотеки (за її наявності у структурі). Перелік обов’язкових документів, що утворюються в діяльності бібліотеки, формується з урахуванням вимог нормативних документів, що регламентують її роботу, у т. ч. і локальних, прийнятих у конкретному навчальному закладі. У разі відсутності в закладі штатної посади бібліотекаря перелік документів з цього напряму формується, виходячи з посадових обов’язків особи, відповідальної за роботу з бібліотечним фондом шкільних підручників.

Значна кількість облікових документів, що утворюються в діяльності бібліотеки загальноосвітнього навчального закладу (інвентарні книги, книги сумарного обліку, щоденники роботи і т. ін.) мають бути переведені в електронну форму. Перелік документів, ведення яких дозволено в електронному форматі, затверджує керівник навчального закладу наказом про затвердження номенклатури справ. Лідія Поперечна 

У додатку 1 в Переліку документів в п. 4 слід уточнити, яких саме працівників ЗНЗ стосуються "Накази керівника закладу з кадрових питань (особового складу) тривалого зберігання, руху учнів(про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестація, підвищення кваліфікації, стажування, зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати)", адже такі накази щодо педагогічного складу ЗНЗ видає місцевий орган управління освітою. Навіщо директорові робити їх вдруге й зберігати у закладі 75 років? Можливо такі накази стосуються лише обслуговуючого персоналу – завгоспу, кухарів, прибиральниць, сторожів? До того ж словосполучення "рух учнів" перед зазначенням видів кадрових наказів не доречне. Олена 

Найбільш серйозними недоліками проекту нової Інструкції, на мою думку, є її неузгодженість з деякими чинними нормативно-правовими документами, що регулюють діяльність загальноосвітнього навчального закладу. Складається враження, що автори проекту Інструкції про їх існування не здогадуються. Наприклад, у розділі 2 Примірного Статуту загальноосвітнього навчального закладу  зазначено, що «навчальний заклад планує свою роботу самостійно відповідно до перспективного, річного плану». У проекті Типової інструкції з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності перспективний план чомусь не згадується. Крім того, у цьому ж розділі зазначається: «План роботи затверджується радою навчального закладу», «Щоденна кількість і послідовність навчальних занять визначається розкладом уроків, що складається на кожен семестр відповідно до санітарно-гігієнічних та педагогічних вимог, погоджується радою навчального закладу і затверджується директором», «У період між загальними зборами (конференцією) діє рада навчального закладу». Проектом же Інструкції документація ради навчального закладу не передбачена.

У Положенні про загальноосвітній навчальний заклад зазначено: «У закладі за рішенням загальних зборів (конференції) можуть створюватися і діяти рада закладу, діяльність якої регулюється його статутом, а також піклувальна рада, учнівський комітет, батьківський комітет, методичні об'єднання, комісії, асоціації, положення про які розробляє і затверджує МОН». У проекті Інструкції порядок ведення документації піклувальної ради, учнівського комітету, батьківського комітету також відсутній.. Олександр

 Документообіг на «хмару»!

Альтернативи електронному документообігу немає. Звітністю має займатися управління освіти і лише воно. За допомогою хмарних сервісів, що поєднують журнал, облік учнів та працівників, бібліотечні фонди (все в одному) – звітність легко виводиться на рівень управлінь і школа може про неї забути. Cистеми такі є в справжніх професійних хмарах, до того ж безкоштовні для шкіл. Якщо електронний документообіг позбавить школи звітності, управління самі займатимуться звітами, тож дуже швидко повідпадають природним шляхом всі зайві звітиОлена Єльникова

Сьогодні питання ведення електронної документації є дуже важливими і актуальними. У проекті Інструкції цій проблемі приділено недостатньо уваги. Лише в одному розділі (п. 1.8) зазначено: «Створення електронних документів здійснюється відповідно до законодавства України про організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів, електронного цифрового підпису, а також у сфері захисту інформації в автоматизованих системах». Інформації ж щодо порядку створення та зберігання електронних документів та електронних копій паперових документів, адаптованої до реалій і особливостей діяльності загальноосвітнього навчального закладу, в даній інструкції, на жаль, немає. Немає також потрібної інформації про електронні класні журнали, принципи й методи їх ведення. У поясненні до Інструкції наводиться аргументація необхідності впровадження електронної документації, але в тексті Інструкції жодних роз’яснень та зразків з цього питання не знаходимоОлександр

Чи не будуть дублюватися паперові й електронні документи? Чи не буде плутанини в цьому? І ще – як шкільній бібліотеці перейти на електронний документообіг? Що для цього потрібно? Комп’ютер якого рівня? Чи необхідно підключати його до Інтернету? І головне: хто навчить бібліотекаря вести діловодство по-новому?  Н.Підгорна

Пропоную детальніше визначити всі питання електронного документообігу та ведення електронних класних журналів. Слід перелічити комп'ютерні програми, які для цього необхідно використовувати. Віталій Шульга

 Багато шкіл міст, не говорячи про школи сільської місцевості, мають один комп’ютер, підключений до Інтернету, який дуже часто не працює! Чи поодинокі випадки, коли директори та заступники надсилають інформацію з домашніх комп’ютерів? У закладах багато неліцензованих комп'ютерних програм! Хто цим займається? Є чимало питань, які потрібно вирішити перед тим, як затверджувати цю інструкцію. Юлія Бондар 

Гальмує навчальний процес не лише кількість документів, які вимагає Міністерство освіти і науки України (згідно з Додатком 1 до Типової інструкції з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності тільки документів, які є обов’язковими, подається 43 позиції, не враховуючи заяв, довідок, доручень, листів, пояснювальних записок тощо), але й відсутність інформатизації документообігу. Адже на сьогодні, у час стрімкого розвитку інформаційних технологій, комп’ютеризації, можливостей застосування комп’ютерних систем та мереж, у школах продовжують накопичуватись стоси тек з паперами. Більше того, не всі моменти, зазначені в Інструкції, є зрозумілими або чітко окресленими (наприклад, відкритим залишається питання електронних журналів)

Зрозуміло, що перехід до електронного документообігу потребує часу, певних матеріальних витрат (технічна підтримка комп’ютерів та локальної мережі, окреме програмне забезпечення), вирішення питань щодо збереження інформації (є ризик вірусного зараження, зламу системи тощо), забезпечення юридичною силою електронних документів тощо, але, нехтуючи  можливостями інформатизації, школа ризикує у якийсь момент, висловлюючись метафорично, загрузнути до самого даху у паперах.

На сьогодні питань щодо шкільного діловодства з виходом проекту нової Інструкції з діловодства у школах не стає менше. Але рух у напряму впровадження електронного документообігу звільнить значну кількість часу і сил, які можна присвятити учнівству, для чого, власне, освітні заклади й існуютьЛеся Басюк

З досвіду роботи нашого закладу електронний документообіг – це єдине правильне рішення та вимога часу. На рівні співіснування шкіл із районом, департаментами це ідеальний вихід позбавлення від дублювання і щорічного, і для кожного методиста, інспектора однієї інформації у різних варіаціях. Але для цього необхідні вміння та бажання управлінь створити репозитаріі, підтримувати їх функціонування та вміти користуватись. Тоді кожний методист сам зможе отримати необхідну інформацію про заклад та вкласти її табличку, роздрукувати собі і потішитись новою папкою. В рамках навчальних закладів спільне редагування та створення документів робить процес управління прозорим та демократичним, більше того, економить час, а значить здоров'я, запобігає непотрібним конфліктам. Наш навчальний заклад третій рік намагається використовувати хмарні технології в діловодстві. Ми на собі відчули позитивні результати. Тепер дошкуляємо управлінню освіти з пропозицією перейти хмарні технології на рівні міста. Інна Мігунова

Запровадження електронних документів потребує, так би мовити, узаконення. З чого почати? Перше і найголовніше: треба аргументовано сформувати перелік обов'язкових документів (номенклатуру справ). Друге: з-поміж цих обов'язкових документів слід визначити ті, які доцільно перевести в електронну форму (приміром, "Щоденник бібліотеки" і "Книги сумарного обліку". Уже напрацьовані непогані варіанти, розроблені в програмі Excel, прості у використанні. Третє: розробити технологічні інструкції з ведення цих електронних документів, передбачивши роздруківку сторінок (для зберігання), їх візування віповідальними особами. І четверте: керівник навчального закладу затверджує номенклатуру, де має бути зазначено, які з документів ведуться в електронному форматі. Хто має навчити? Це прямі функції методистів методичних кабінетів та ІППО. Щодо електронних журналів. Знаю одного успішного директора сільської школи з Херсонщини, який запровадив у своєму закладі електронний документообіг і перевів класні журнали в електронну форму. Це Василь Іванчак. Щоправда наразі пан Василь навряд чи долучиться до дискусії – захищає країну на Сході. Але його досвід вартий вивчення та узагальнення. Лідія Поперечна

Дуже важливу проблему піднімають на цьому круглому столі. Я працюю секретарем-друкаркою багато років. Коли я прочитала, що тепер необхідно отримувати якийсь "електронний підпис" з якимись ключами, мені стало страшно. Це все, я впевнена, ляже на мене, ніхто із завучів цим займатись не буде, тим більше – директор. Мені накажуть "організувати електронний підпис". І що я робитиму? До вчителя інформатики можна звернутись 1-2 рази, а на 3-й він скаже, що має свою роботу. І буде правий. Хто нас навчить цього всього? Якщо введуть нову інструкцію, то я додому буду повертатись дуже пізно. Просто не встигатиму все робити, а нову посаду діловода, як тут пропонують, ніхто не введе. А звільнятись нікуди, та й пізно – до пенсії 6 років. Я не проти оволодівати новими технологіями, але хтось все таки має мене навчити це робитиВ.Квітка 

Пропозиції Львівського ГО «Інкубатор інформаційних технологій» щодо розширення можливостей ЗНЗ у сфері діловодства, реалізація яких могла б відкрити шлях до введення альтернативного електронного журналу розміщені на Порталі «Освітня політика»

http://education-ua.org/ua/draft-regulations/310-propozitsiji-shchodo-vnesennya-zmin-do-deyakikh-normativnikh-aktiv-stosovno-vedennya-shkilnoji-dokumentatsiji 

Підсумовуючи дискусію з цієї проблеми, виділимо основні причини того, чому  електронний документообіг  не став поширеним у вітчизняній системі шкільної освіти:

Першою  причиною  є відсутність належного фінансування даного напряму роботи та спеціалістів з даного профілю.

Друга причина  – це консервативність  персоналу на усіх рівнях управлінської піраміди та небажання рухатись у напрямку повної прозорості своєї діяльності.

Третя  причина – у все ще існуючій проблемності юридичної сили електронного документу. Попри те, що у 2003 році і були прийняті Закони «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис», деякі питання досі залишаються без відповідей. Наприклад, термін архівного зберігання електронного документу, згідно із законодавством, повинен бути не меншим, ніж  його паперового еквіваленту, а це від трьох до сімдесяти років. При цьому юридична сила електронного документу забезпечується за допомогою електронного цифрового підпису, який може видавати лише акредитований центр сертифікації ключів. Таких центрів в Україні всього дев’ять і вони видають ключі максимум на два роки.

Четверта причина і головний аргумент противників системи електронного діловодства – вразливість електронної інформації та можливість зламу системи і несанкціонованого доступу до неї сторонніх осіб. На жаль, тут дійсно важко врахувати все і закрити всі шляхи, навіть провідні ІТ організації час від часу потерпають від нападів хакерів. Тому необхідно розробляти захищену систему, враховуючи всі сучасні досягнення у криптографії та захисті  інформації, а по закінченні розробки провести повний аудит системи з метою виявлення слабких місць та потенційних уразливостей.

Проте, слід зауважити, що всі перелічені вище проблеми, включаючи певні фінансові витрати, досить легко розв’язати. Було б бажання. А фінансові витрати, як свідчить досвід, наприклад, апарату Кабінету Міністрів України, деяких вітчизняних та зарубіжних навчальних закладів, відносно швидко окупаються (від одного до двох років).

Узагальнені висновки та рекомендації

1. Інструкція з ведення ділової документації 2000 року була  недосконалою, містила неточності й суперечності, які заважали нормально працювати і потребували додаткових консультацій з методистами й інспекторами. Та те, що ми отримали зараз у проекті нової Інструкції, виглядає занадто складним, суперечливим за змістом, у деяких місцях недостатньо адаптованим до специфіки роботи загальноосвітнього навчального закладу, не завжди зрозумілим з технологічних і технічних питань нормативним актом, який потребує фундаментального доопрацювання.

2. Перш за все учасники круглого столу акцентують увагу на необхідності приведення шкільного діловодства до сучасних вимог «цифрової епохи». На жаль, у новому проекті Інструкції з діловодства не передбачається жодних радикальних заходів щодо здійснення справжньої інформатизації основних процесів діловодства та відмови від надмірно великого обсягу паперопотоку.  Тож є нагальна потреба, використовуючи досвід запровадження інформаційних, зокрема і хмарних, технологій як у нашій країні, так і за кордоном, визначити в новій Інструкції шляхи вирішення цієї проблеми.

3.   На питання «Як підготувати персонал школи та працівників органів управління освітою до ведення ділової документації за стандартами цифрової епохи?» на сьогодні відповіді немає. З огляду на те, що системна роботи з цього напряму органами управління освітою, як центральними, так і місцевими не здійснювалась, залишається відкритим питання щодо наступного за прийняттям нової інструкції спеціального навчання керівників шкіл, методистів, та осіб, відповідальних за ведення ділової документації, педагогічних працівників та адміністративно-допоміжного персоналу

Модератори круглого столу: Олександр Жосан, Віктор Громовий

АНАЛІТИЧНИЙ ЗВІТ ПРО ВІРТУАЛЬНИЙ «КРУГЛИЙ СТІЛ» НА ТЕМУ «ЯК ДІЛОВОДСТВО У ШКОЛІ ПЕРЕТВОРИТИ ІЗ РУДИМЕНТУ МИНУЛОГО У КОМПОНЕНТ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ ОСВІТИ?»
АНАЛІТИЧНИЙ ЗВІТ ПРО ВІРТУАЛЬНИЙ «КРУГЛИЙ СТІЛ» НА ТЕМУ «ЯК ДІЛОВОДСТВО У ШКОЛІ ПЕРЕТВОРИТИ ІЗ РУДИМЕНТУ МИНУЛОГО У КОМПОНЕНТ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ ОСВІТИ?»

Найбільш непродуктивне витрачання часу –

ідеально робити те, що взагалі не потрібно.   

                                                        Роджер Сайп

Портал «Освітня політика» провів черговий віртуальний «круглий стіл» на тему «ЯК ДІЛОВОДСТВО У ШКОЛІ ПЕРЕТВОРИТИ ІЗ РУДИМЕНТУ МИНУЛОГО У КОМПОНЕНТ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ ОСВІТИ?». 

Актуальність обговорення цієї теми підсилюється тим фактом, що зараз у МОН завершується робота з розробки нової інструкції з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах.

Проект інструкції оприлюднено на офіційному веб-сайті Міністерства освіти і науки України (рубрика «Громадське обговорення»): http://www.mon.gov.ua/ua/pr-viddil/1312/1390288033/1404226910/ 

Круглий стіл проводився в дистанційній формі. На спеціальному створеному блозі  http://pidruchnik.key.ua/krugli-stoli/ були опубліковані інформаційне повідомлення про круглий стіл та матеріали для обговорення, зокрема, проект нової інструкції з діловодства, результати опитування відвідувачів порталу «Освітня політика», стаття О.Жосана «Про діловодство в школі та ребуси міністерства», матеріали Л.Поперечної «Пропозиціїдо проекту Типової інструкції з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності щодо документування діяльності бібліотеки загальноосвітнього навчального закладу», Л.Басюк«Електронний документообіг як засіб оптимізації шкільного діловодства» тощо.

Також упродовж місяця працював форум http://pidruchnik.key.ua/forum/, на якому учасники круглого столу мали можливість написати коментарі, висловити свої думки та поділитися власним досвідом роботи. 

На порталі «Освітня політика» пройшло опитування http://education-ua.org/ua/draft-regulations/291-ninishni-vimogi-do-vedennya-dilovoji-dokumentatsiji-u-navchalnikh-zakladakh-ne-vidpovidayut-realiyam-tsifrovoji-epokhi-vimagayut-radikalnogo-pereglyadu, яке дало наступний результат: 

Нинішні вимоги до ведення ділової документації у навчальних закладах визнали оптимальними рамками для організації діловодства – 3,3% респондентів; 

Такими, які не повністю відповідають вимогам часу, потребують удосконалення – 13 %; 

Не відповідають реаліям цифрової епохи, вимагають радикального перегляду – 83,7% 

Аналогічний результат дало і опитування на форумі http://pidruchnik.key.ua/forum/ :

• проект нової інструкції не повністю відповідає вимогам часу, потребує удосконалення – 10,6% 

• проект нової інструкції не відповідає реаліям часу, вимагає радикального перегляду – 89,4%.

Як бачимо, понад 80% опитаних вважають, що проект нової інструкції не відповідає реаліям часу, вимагає радикального перегляду. 

Була подана низка критичних оцінок нинішнього стану діловодства та конкретні пропозиції до проекту нової Інструкції з діловодства. 

Так жити не можна! 

Півроку після нібито зміни влади – жодного навіть натяку на реформи. А в освіті її можна було запровадити, адже був канікулярний період, щоб її опрацювати, з осені запустити. Маємо ж  нуль. Це вбиває, система страшніша за Путіна, система продовжує руйнувати країну. Олена Горобець 

Ще півроку тому більшість із нас вірила, що в освіті щось зміниться на краще, нам обіцяли зменшити кількість паперової роботи, що буде менше перевірок шкіл. і т.п. Поки що цього я не відчула, на жаль. Сьогодні наша школа отримала нарешті журнали, їх цього року придбали за кошти батьків (ну, ситуація важка з фінансуванням, ми знаємо). Журнали ще не встигли роздати... І тут мені телефонують додому близько 17.00, щоб усі класні керівники терміново забрали журнали і заповнили їх на вихідних, бо в понеділок їх перевірятимуть. Я тепер вдесяте шкодую, що влітку відмовилася від іншої роботи, не пов'язаної зі школою. Шановні керівники від освіти, дайте нам можливість без вас просто вчити дітей! Оксана Дубовик

 Дуже багато непотрібних документів у школі. Через цю бюрократію в школі не відбувається нормальний навчальний процес. Вчителі і адміністрація школи постійно в паперах (купа непотрібних звітів, наказів, які по суті нікому не потрібні…). Наприклад, правовиховна робота теж покладена на адміністрацію закладу. Чому цим не займаються певні компетентні органи? 

 Зніміть відповідальність зі школи за те що вона не має робити. Зараз на школу звалили все. Вимоги максимум, оплата мінімум. Завдяки такій безглуздій, об'ємній роботі в педпрацівників порушується психіка та здоров'я, а такі люди не можуть надавати якісні освітні послуги.  Oксанa

Журнал – то крапля в паперовому морі роботи, яку виконують педагоги. Зокрема, в системі звітності школи перед управлінням освіти. Полянський прозвітував улітку, що звітність значно зменшилась. Проте... Це означає: або Полянський сказав неправду, або місцеві управління ігнорують розпорядження профільного міністерства.  Наталія Вельгун

Виникає питання, хто всією цією "макулатурою", вибачте, буде займатись у сільських школах, де відсутні ставки секретарів, а за оплату в сумі в 160 грн. діловодством ніхто з учителів займатися не хоче. Паперообіг у школах надто великий: то звітуємо, то інформуємо.... і світла в кінці тунелю не видно… Анжела Белоконь-Онищенко

Мы задыхаемся от документооборота, от дикого количества протоколов, обязательных отчетов, от предельно формализованных приказов, которые сами себе издаем, которые требуются "на виконання", с дикими сроками "постійно" и формулировками  типа "Дотримуватись виконання Закону"…Давайтедебюракратизируем школу, а инструцию сделаем доступной для восприятия. Посмотрите на ее объем! По ней же невозможно работать в принципе. Чтобы выдержать все требования, секретаря мало. Нужен секретариат по каждому направлению. За семестр только по оргдеятельности больше 500 приказов...  Оксана Колесникова

Невже у наших чиновників із управління освіти, із різних підрозділів МОН не приходить в голову проста річ – педагог має працювати з дітьми, а не з папірцями. Що зміниться від того, що ми підготуємо і надішлемо чудовий звіт про проведений захід? Часу на якісну і ефективну підготовку самого заходу нам катастрофічно бракує. А що ж говорити про індивідуальну роботу з учнями? Більшість класних керівників цим майже не займається – руки не доходять. А після затвердження нової інструкції з діловодства ми, напевне, взагалі голови не підніматимемо – будемо писати нові документи, за новими зразками. А враховуючи незадовільне забезпечення школи комп’ютерною технікою, будемо все це робити вдома, аби тільки встигнути, аби не вигнали з роботи. Дмитро Середенко

Діловодство в школі – справа, без сумніву, важлива, але не головна. Нам слід перш за все дбати про удосконалення форм і методів навчальної і виховної роботи, а не писати безкінечні документи. Можливо, не варто вводити таку кількість номенклатурних справ, яку передбачає нова інструкція? Можливо слід, дійсно, половину їх скасувати? Л.Верба

Навіщо? Відмовляємось від Сізіфової праці!

Проблема  не в тому, щоб з’ясувати яким (паперовим чи електронним) буде документообіг, а в тому, хто і чому зацікавлений в появі  того чи іншого документу? Пропоную поставити питання ребром: хай МОН перед тим, як затвердити цю інструкцію, ДЕТАЛЬНО роз’яснить кому та навіщо потрібен КОЖНИЙ документ. Якщо цього не буде, значить в освіті революція гідності не відбулась! В’ячеслав Вегера

Паперообіг у школах величезний. Школи дійсно завалені листами, дорученнями, наказами з різних інстанцій. І всі вимагають обов’язково подати інформацію про виконану роботу. Навіщо подавати інформацію? Якщо відділ освіти має сумнів щодо виконання якоюсь школою конкретного документа, то можна направити туди інспектора і на місці перевірити. А створювати перманентну ситуацію звітування – це абсурд. У нас класні керівники, педагог-організатор, психолог та соціальний педагог ПОСТІЙНО пишуть і надсилають звіти. Часу виконувати свої посадові обов’язки в них не залишається. Можливо, електронний документообіг і допоможе, але краще половину документації просто скасувати, в тому числі і 90% звітностіВ.Петренко

Ми продукуємо сотнями документи, які повторюють одне одного за змістом, перехрещуються й суперечать одне одному. Останній шедевр адміністративного екстазу: журнал щоденної  реєстрації технічного стану ігрового майданчику… Юрій Бак 

Нужно ли в школе такое количество документов? У нас нет в школе делопроизводителя. Кто всем этим будет заниматься неизвестно. Если это станет дополнительными обязанностями секретарю или завучу, то толку не будет. Для такого уровня делопроизводства нужен специально обученный работник. Валерий  

Змін в освіті очікують всі: педагоги, батьки, учні. Першими змінами мали б бути зміни в паперотворчості. Можна було б якщо і не влаштувати революції в документообігу, то значно знизити необґрунтовані вимоги щодо ведення деяких документів, наприклад, класних журналів. Нова інструкція з ведення класного журналу вражає вимогами, які навіть у початковій школі вже не є сучасними: ведення журналу одним кольором чорнил,
як пишеться дата через риску чи через дві крапки, як записувати домашнє завдання: «розв’язати…» чи просто номери завдань, якої товщини має бути лінія, що підкреслює… В освіті працюють дорослі люди? Сторінка, написана синіми та чорними чорнилами не буде сприйматися? Оцінки, написані різними пастами не зараховуються? Перекреслене та виправлене домашнє завдання можна не виконувати?
Кому потрібні такі принизливі вимоги до ведення ділової документації? Як працюють колеги в інших країнах? Більшість вимог до ведення наших класних журналів вони сприймають із жахом, або просто не вірять в їх існування. У таких вимогах ані логіки, ані актуальності. Варто додати завзяття, яким завучі тиснуть на вчителів щодо форми заповнення журналу, а на завучів тиснуть з тих же питань інспектори управління, і картинка складається. Завуч не може /не хоче/  протистояти таким вимогам. Управління ж такими вимогами та покараннями за їх невиконання компенсує брак власної управлінської компетентності
Олена Єльникова 

Як удосконалити погане і не зробити від цього стан справ із документообігом ще гіршим? 

В інструкції слід додати нормативні документи, що стосуються кадрової роботи. Організація діловодства в закладі покладається на спеціально призначену для цього особу – ВКАЗАТИ БІЛЬШ КОНКРЕТНО – це не може бути секретар-друкарка. Вилучити накази стосовно руху учнів із групи наказів з кадрових питань.

 Відділи освіти повинні працювати на допомогу школам у вирішенні проблем, які виникають під час навчально-виховного процесу, а не на створення проблем з порушенням його своїми постійними вимогами та перевірками (штати у них як гриби ростуть – чому?). Нехай у відділах освіти створять службу з діловодства. Наталія 

Де вже тільки не писали ті накази з руху учнів? Спочатку для них була окрема книга, потім попередньою інструкцією вона була відмінена, і вони перемістилися у книгу з основної діяльності. Тепер учнів "переселяють" у книгу наказів з кадрів! Що за маячня? Учні - не працівники, їх не призначають і не звільняють! А якщо в школі 1000 учнів і 100 працівників, то правильність ведення книги неможливо проконтролювати! Любов 

Хотілося б більш детального роз'яснення щодо зразків документів, і роз'яснення причин збільшення кількості документів. Якщо інструкції складені загальними фразами, то деяким некомпетентним методистам у відділах освіти важко пояснити, чому так оформлено документ. Особливо хочеться отримати більше роз'яснень щодо ведення класних журналів. Які правила ведення журналів може вводити навчальний заклад, шкільні МО, а яких нормативів необхідно суворо дотримуватись. Отже, перш ніж затверджувати якісь інструкції, необхідно для людей створювати зразки якомога повніші і розгорнутіші. Марія 

Обов’язковим додатком до річного плану роботи загальноосвітнього навчального закладу є план роботи шкільної бібліотеки, який має бути укладений на навчальний рік, погоджений заступником директора з навчально-виховної роботи та ухвалений педагогічною радою. У разі, якщо штатним розписом ЗНЗ не передбачена посада завідувача/бібліотекаря та відсутня бібліотека, у річному плані роботи закладу окремим розділом виділяється напрям «Робота з бібліотечним фондом» і призначається відповідальний. Звіт про роботу бібліотеки є складовою річного звіту про роботу загальноосвітнього навчального закладу.

Окремий розділ номенклатури справ навчального закладу складає документація бібліотеки (за її наявності у структурі). Перелік обов’язкових документів, що утворюються в діяльності бібліотеки, формується з урахуванням вимог нормативних документів, що регламентують її роботу, у т. ч. і локальних, прийнятих у конкретному навчальному закладі. У разі відсутності в закладі штатної посади бібліотекаря перелік документів з цього напряму формується, виходячи з посадових обов’язків особи, відповідальної за роботу з бібліотечним фондом шкільних підручників.

Значна кількість облікових документів, що утворюються в діяльності бібліотеки загальноосвітнього навчального закладу (інвентарні книги, книги сумарного обліку, щоденники роботи і т. ін.) мають бути переведені в електронну форму. Перелік документів, ведення яких дозволено в електронному форматі, затверджує керівник навчального закладу наказом про затвердження номенклатури справ. Лідія Поперечна 

У додатку 1 в Переліку документів в п. 4 слід уточнити, яких саме працівників ЗНЗ стосуються "Накази керівника закладу з кадрових питань (особового складу) тривалого зберігання, руху учнів(про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестація, підвищення кваліфікації, стажування, зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати)", адже такі накази щодо педагогічного складу ЗНЗ видає місцевий орган управління освітою. Навіщо директорові робити їх вдруге й зберігати у закладі 75 років? Можливо такі накази стосуються лише обслуговуючого персоналу – завгоспу, кухарів, прибиральниць, сторожів? До того ж словосполучення "рух учнів" перед зазначенням видів кадрових наказів не доречне. Олена 

Найбільш серйозними недоліками проекту нової Інструкції, на мою думку, є її неузгодженість з деякими чинними нормативно-правовими документами, що регулюють діяльність загальноосвітнього навчального закладу. Складається враження, що автори проекту Інструкції про їх існування не здогадуються. Наприклад, у розділі 2 Примірного Статуту загальноосвітнього навчального закладу  зазначено, що «навчальний заклад планує свою роботу самостійно відповідно до перспективного, річного плану». У проекті Типової інструкції з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності перспективний план чомусь не згадується. Крім того, у цьому ж розділі зазначається: «План роботи затверджується радою навчального закладу», «Щоденна кількість і послідовність навчальних занять визначається розкладом уроків, що складається на кожен семестр відповідно до санітарно-гігієнічних та педагогічних вимог, погоджується радою навчального закладу і затверджується директором», «У період між загальними зборами (конференцією) діє рада навчального закладу». Проектом же Інструкції документація ради навчального закладу не передбачена.

У Положенні про загальноосвітній навчальний заклад зазначено: «У закладі за рішенням загальних зборів (конференції) можуть створюватися і діяти рада закладу, діяльність якої регулюється його статутом, а також піклувальна рада, учнівський комітет, батьківський комітет, методичні об'єднання, комісії, асоціації, положення про які розробляє і затверджує МОН». У проекті Інструкції порядок ведення документації піклувальної ради, учнівського комітету, батьківського комітету також відсутній.. Олександр

 Документообіг на «хмару»!

Альтернативи електронному документообігу немає. Звітністю має займатися управління освіти і лише воно. За допомогою хмарних сервісів, що поєднують журнал, облік учнів та працівників, бібліотечні фонди (все в одному) – звітність легко виводиться на рівень управлінь і школа може про неї забути. Cистеми такі є в справжніх професійних хмарах, до того ж безкоштовні для шкіл. Якщо електронний документообіг позбавить школи звітності, управління самі займатимуться звітами, тож дуже швидко повідпадають природним шляхом всі зайві звітиОлена Єльникова

Сьогодні питання ведення електронної документації є дуже важливими і актуальними. У проекті Інструкції цій проблемі приділено недостатньо уваги. Лише в одному розділі (п. 1.8) зазначено: «Створення електронних документів здійснюється відповідно до законодавства України про організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів, електронного цифрового підпису, а також у сфері захисту інформації в автоматизованих системах». Інформації ж щодо порядку створення та зберігання електронних документів та електронних копій паперових документів, адаптованої до реалій і особливостей діяльності загальноосвітнього навчального закладу, в даній інструкції, на жаль, немає. Немає також потрібної інформації про електронні класні журнали, принципи й методи їх ведення. У поясненні до Інструкції наводиться аргументація необхідності впровадження електронної документації, але в тексті Інструкції жодних роз’яснень та зразків з цього питання не знаходимоОлександр

Чи не будуть дублюватися паперові й електронні документи? Чи не буде плутанини в цьому? І ще – як шкільній бібліотеці перейти на електронний документообіг? Що для цього потрібно? Комп’ютер якого рівня? Чи необхідно підключати його до Інтернету? І головне: хто навчить бібліотекаря вести діловодство по-новому?  Н.Підгорна

Пропоную детальніше визначити всі питання електронного документообігу та ведення електронних класних журналів. Слід перелічити комп'ютерні програми, які для цього необхідно використовувати. Віталій Шульга

 Багато шкіл міст, не говорячи про школи сільської місцевості, мають один комп’ютер, підключений до Інтернету, який дуже часто не працює! Чи поодинокі випадки, коли директори та заступники надсилають інформацію з домашніх комп’ютерів? У закладах багато неліцензованих комп'ютерних програм! Хто цим займається? Є чимало питань, які потрібно вирішити перед тим, як затверджувати цю інструкцію. Юлія Бондар 

Гальмує навчальний процес не лише кількість документів, які вимагає Міністерство освіти і науки України (згідно з Додатком 1 до Типової інструкції з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності тільки документів, які є обов’язковими, подається 43 позиції, не враховуючи заяв, довідок, доручень, листів, пояснювальних записок тощо), але й відсутність інформатизації документообігу. Адже на сьогодні, у час стрімкого розвитку інформаційних технологій, комп’ютеризації, можливостей застосування комп’ютерних систем та мереж, у школах продовжують накопичуватись стоси тек з паперами. Більше того, не всі моменти, зазначені в Інструкції, є зрозумілими або чітко окресленими (наприклад, відкритим залишається питання електронних журналів)

Зрозуміло, що перехід до електронного документообігу потребує часу, певних матеріальних витрат (технічна підтримка комп’ютерів та локальної мережі, окреме програмне забезпечення), вирішення питань щодо збереження інформації (є ризик вірусного зараження, зламу системи тощо), забезпечення юридичною силою електронних документів тощо, але, нехтуючи  можливостями інформатизації, школа ризикує у якийсь момент, висловлюючись метафорично, загрузнути до самого даху у паперах.

На сьогодні питань щодо шкільного діловодства з виходом проекту нової Інструкції з діловодства у школах не стає менше. Але рух у напряму впровадження електронного документообігу звільнить значну кількість часу і сил, які можна присвятити учнівству, для чого, власне, освітні заклади й існуютьЛеся Басюк

З досвіду роботи нашого закладу електронний документообіг – це єдине правильне рішення та вимога часу. На рівні співіснування шкіл із районом, департаментами це ідеальний вихід позбавлення від дублювання і щорічного, і для кожного методиста, інспектора однієї інформації у різних варіаціях. Але для цього необхідні вміння та бажання управлінь створити репозитаріі, підтримувати їх функціонування та вміти користуватись. Тоді кожний методист сам зможе отримати необхідну інформацію про заклад та вкласти її табличку, роздрукувати собі і потішитись новою папкою. В рамках навчальних закладів спільне редагування та створення документів робить процес управління прозорим та демократичним, більше того, економить час, а значить здоров'я, запобігає непотрібним конфліктам. Наш навчальний заклад третій рік намагається використовувати хмарні технології в діловодстві. Ми на собі відчули позитивні результати. Тепер дошкуляємо управлінню освіти з пропозицією перейти хмарні технології на рівні міста. Інна Мігунова

Запровадження електронних документів потребує, так би мовити, узаконення. З чого почати? Перше і найголовніше: треба аргументовано сформувати перелік обов'язкових документів (номенклатуру справ). Друге: з-поміж цих обов'язкових документів слід визначити ті, які доцільно перевести в електронну форму (приміром, "Щоденник бібліотеки" і "Книги сумарного обліку". Уже напрацьовані непогані варіанти, розроблені в програмі Excel, прості у використанні. Третє: розробити технологічні інструкції з ведення цих електронних документів, передбачивши роздруківку сторінок (для зберігання), їх візування віповідальними особами. І четверте: керівник навчального закладу затверджує номенклатуру, де має бути зазначено, які з документів ведуться в електронному форматі. Хто має навчити? Це прямі функції методистів методичних кабінетів та ІППО. Щодо електронних журналів. Знаю одного успішного директора сільської школи з Херсонщини, який запровадив у своєму закладі електронний документообіг і перевів класні журнали в електронну форму. Це Василь Іванчак. Щоправда наразі пан Василь навряд чи долучиться до дискусії – захищає країну на Сході. Але його досвід вартий вивчення та узагальнення. Лідія Поперечна

Дуже важливу проблему піднімають на цьому круглому столі. Я працюю секретарем-друкаркою багато років. Коли я прочитала, що тепер необхідно отримувати якийсь "електронний підпис" з якимись ключами, мені стало страшно. Це все, я впевнена, ляже на мене, ніхто із завучів цим займатись не буде, тим більше – директор. Мені накажуть "організувати електронний підпис". І що я робитиму? До вчителя інформатики можна звернутись 1-2 рази, а на 3-й він скаже, що має свою роботу. І буде правий. Хто нас навчить цього всього? Якщо введуть нову інструкцію, то я додому буду повертатись дуже пізно. Просто не встигатиму все робити, а нову посаду діловода, як тут пропонують, ніхто не введе. А звільнятись нікуди, та й пізно – до пенсії 6 років. Я не проти оволодівати новими технологіями, але хтось все таки має мене навчити це робитиВ.Квітка 

Пропозиції Львівського ГО «Інкубатор інформаційних технологій» щодо розширення можливостей ЗНЗ у сфері діловодства, реалізація яких могла б відкрити шлях до введення альтернативного електронного журналу розміщені на Порталі «Освітня політика»

http://education-ua.org/ua/draft-regulations/310-propozitsiji-shchodo-vnesennya-zmin-do-deyakikh-normativnikh-aktiv-stosovno-vedennya-shkilnoji-dokumentatsiji 

Підсумовуючи дискусію з цієї проблеми, виділимо основні причини того, чому  електронний документообіг  не став поширеним у вітчизняній системі шкільної освіти:

Першою  причиною  є відсутність належного фінансування даного напряму роботи та спеціалістів з даного профілю.

Друга причина  – це консервативність  персоналу на усіх рівнях управлінської піраміди та небажання рухатись у напрямку повної прозорості своєї діяльності.

Третя  причина – у все ще існуючій проблемності юридичної сили електронного документу. Попри те, що у 2003 році і були прийняті Закони «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис», деякі питання досі залишаються без відповідей. Наприклад, термін архівного зберігання електронного документу, згідно із законодавством, повинен бути не меншим, ніж  його паперового еквіваленту, а це від трьох до сімдесяти років. При цьому юридична сила електронного документу забезпечується за допомогою електронного цифрового підпису, який може видавати лише акредитований центр сертифікації ключів. Таких центрів в Україні всього дев’ять і вони видають ключі максимум на два роки.

Четверта причина і головний аргумент противників системи електронного діловодства – вразливість електронної інформації та можливість зламу системи і несанкціонованого доступу до неї сторонніх осіб. На жаль, тут дійсно важко врахувати все і закрити всі шляхи, навіть провідні ІТ організації час від часу потерпають від нападів хакерів. Тому необхідно розробляти захищену систему, враховуючи всі сучасні досягнення у криптографії та захисті  інформації, а по закінченні розробки провести повний аудит системи з метою виявлення слабких місць та потенційних уразливостей.

Проте, слід зауважити, що всі перелічені вище проблеми, включаючи певні фінансові витрати, досить легко розв’язати. Було б бажання. А фінансові витрати, як свідчить досвід, наприклад, апарату Кабінету Міністрів України, деяких вітчизняних та зарубіжних навчальних закладів, відносно швидко окупаються (від одного до двох років).

Узагальнені висновки та рекомендації

1. Інструкція з ведення ділової документації 2000 року була  недосконалою, містила неточності й суперечності, які заважали нормально працювати і потребували додаткових консультацій з методистами й інспекторами. Та те, що ми отримали зараз у проекті нової Інструкції, виглядає занадто складним, суперечливим за змістом, у деяких місцях недостатньо адаптованим до специфіки роботи загальноосвітнього навчального закладу, не завжди зрозумілим з технологічних і технічних питань нормативним актом, який потребує фундаментального доопрацювання.

2. Перш за все учасники круглого столу акцентують увагу на необхідності приведення шкільного діловодства до сучасних вимог «цифрової епохи». На жаль, у новому проекті Інструкції з діловодства не передбачається жодних радикальних заходів щодо здійснення справжньої інформатизації основних процесів діловодства та відмови від надмірно великого обсягу паперопотоку.  Тож є нагальна потреба, використовуючи досвід запровадження інформаційних, зокрема і хмарних, технологій як у нашій країні, так і за кордоном, визначити в новій Інструкції шляхи вирішення цієї проблеми.

3.   На питання «Як підготувати персонал школи та працівників органів управління освітою до ведення ділової документації за стандартами цифрової епохи?» на сьогодні відповіді немає. З огляду на те, що системна роботи з цього напряму органами управління освітою, як центральними, так і місцевими не здійснювалась, залишається відкритим питання щодо наступного за прийняттям нової інструкції спеціального навчання керівників шкіл, методистів, та осіб, відповідальних за ведення ділової документації, педагогічних працівників та адміністративно-допоміжного персоналу

Модератори круглого столу: Олександр Жосан, Віктор Громовий

13.10.2014
Олександр Жосан, Віктор Громовий
*
Наверх
Точка зору Аналітика Блоги Форум
Kenmore White 17" Microwave Kenmore 17" Microwave
Rated 4.5/5 based on 1267 customer reviews