Виникає ряд дуже важливих питань:

1.Чому на громадське обговорення вийшов документ, який містить ознаки цементування застарілих форм та методів управління системою та не враховує необхідність імплементації законодавчих змін?

2.Для чого мобілізовувати фахівців, експертів, у тому числі міжнародних, якщо ЖОДНА із їх (наших) рекомендацій не врахована?

 

3.Чому у жодний пункт не враховує завтрашній день освіти, ґрунтовні зміни, які вже відбуваються в країні, сотні тисяч державних гривень, які інвестуються державою у розвиток системи державного управління системою освіти, зокрема, у запровадження електронного документообігу?

Проект цементує відставання освітньої сфери як із точки зору розвитку, оздоровлення системи освіти, так і з позицій сучасного нормативного забезпечення всіх ланок управління держави.

Наприклад, щойно, Верховна Рада України підтримала в другому читанні законопроект №4194 "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними-особами підприємцями". Згідно зі змінами до закону використання печаток тепер не обов’язкова вимога для визнання документа чи угоди дійсними. Ба більше, виключається навіть можливість визнати такий документ недійсним у зв'язку з відсутністю печатки.

Цікаво, що відтепер державні органи або органи місцевого самоврядування не мають права вимагати наявності печатки на офіційних документах. За порушення цієї норми тепер передбачається адміністративна відповідальність. Також за відмову прийняти документ без печатки передбачено штраф 50 – 100 неоподатковуваних мінімум (850-1700 грн). Інструкція прямо заперечує це: «..відбитком печатки закладу засвідчують підпис посадової особи на документах із питань фінансово-господарської діяльності...»(п. 2.6.14) та ще й підступно вказує на те, в якому місці, за яких умов має ставитися печатка!

Дебюрократизація освітньої сфери - чітке стратегічне завдання, яке постало перед МОН не сьогодні. Але не тільки освіта страждає від паперотворчості. Тому закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» (2003 р- весь час удосконалюється, останні зміни до нього були внесені у 2015 році. Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.

Сфера дії Закону поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів. Крім того, «оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис».

Проект інструкції не помічає цих серйозних нововведень та наголошує у п.4.3. «Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ, яким фіксується факт створення, відправлення або отримання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу із записом у відповідних журналах (базах автоматизованих систем) реєстрації необхідних відомостей про документ.

Реєстрації підлягають також документи, створені в закладі: довідки, доповідні записки, заяви, протоколи засідань педагогічних рад, комісій тощо».

Повз увагу авторів проекту Інструкції пройшли й важливі управлінські рішення самого МОН: Наказ від 27.05.2014 №648 «Щодо припинення практики створення та вимагання від дошкільних, загальноосвітніх, професійно-технічних та позашкільних навчальних закладів документації та звітності, не передбаченої законодавством України», лист від 09.02.2015 №1/9-59, лист від 23.01.2015 №1/9-29, лист від 05.12.2014 №1/9-630 «Про неухильне дотримання принципів гарантування свободи педагогічної діяльності вчителя», наказ МОН №1413 про перегляд регуляторного впливу на заклади освіти, наказ від 23.11.2016, наказ МОН №1593 від 22.12.2016 «Про результати дослідження «Діти та папери: як досягти балансу в школі».

На жаль, єдиною інновацією «інноваційного документу» є розділ 5, який додає роботи адміністрації закладу та новій «експертній комісії, ЕК», бо з нею потрібно узгоджувати чотири (або три) екземпляри списків та збільшує стос паперових документів, що мають зберігатися.

І ось воно «участь в управлінні» : «До складу ЕК закладу за згодою можуть входити представники архівних установ, органу вищого рівня (відповідного органу управління освітою), методичних центрів, професійних об'єднань»!

А далі тексту: «п. 7.18. Заголовки справ опису з кадрових питань (особового складу) систематизуються за номінальною ознакою…» На час прийняття «старої» Інструкції, у 2000 році, номенклатура справ містила 19 книг обліку.  Через 17 років вона містить – 19 книг обліку. Відчайдушна послідовність на фоні необхідності Єдиної електронної бази даних дітей шкільного віку, розвитку ЄДЕБО, введення в країні електронного документообігу, боротьби з корупцією та оголошених процесів ДЕМОКРАТИЗАЦІЇ, ДЕМОНОПОЛІЗАЦІЇ, ДЕБЮРОКРАТИЗАЦІЇ в освіті.

Деякі частини нового документу є відвертим знущанням над здоровим глуздом:

п.1.7. «Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в закладі повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.

п.1.8. Створення електронних документів здійснюється відповідно до законодавства України про організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів, електронного цифрового підпису, а також у сфері захисту інформації в автоматизованих системах».

У 2000 році, коли були написані ці «сакральні слова: «Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов наприкінці робочого дня або в неробочий час, створені в закладі – у день їх підписання або затвердження.

4.4. Документи, які надходять до закладу, реєструються в журналі вхідної кореспонденції, ті, що відправляються, – у журналі вихідних документів, внутрішні документи – у журналі внутрішніх документів, накази – у журналах реєстрації наказів», забезпечення комп’ютерною технікою в Україні – було не більше 2% навчальних закладів. Але коли у 2017 році нам пишуть таке: «Примірні форми реєстраційних журналів вхідних, вихідних, внутрішніх документів та наказів керівника закладу наведено у додатках 12 - 15. Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації спеціально призначеною для цього особою, викладено у додатку 16».

4.6. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються в окремому журналі.

4.7. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

Оригінал документа, який надійшов після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється відповідно до пункту 4.4. Інструкції».

Найбільшим «рудиментом» за даними соціологічного дослідження «Діти і папери: як досягти балансу в школі» (6 399 педагогів та 2 282 шкільних адміністраторів) було визначено Книги протоколів та Книгу наказів кадрових питань. Чому саме так? Тому, що робота колегіальних органів навчального закладу часто має символічний характер, рішення Педагогічної Ради, хоч і мають найбільшу вагу, але нівелюються малою свободою вчительства та незначним впливом внутрішніх рішень на поточну роботу.

Якість роботи не визначається якістю написаних папірців!

Більшість шкіл України не мають кадрової автономії, школа не є роботодавцем для педагогів, тому дублювання всіх кадрових документів, процес «передачі» пакетів документів у кадровий відділ управлінь освіти є безглуздям і прямим порушенням вимог закону «Про захист персональних даних» (№2297 – 17 від 01.06.2010). Але Інструкція у п. 7.18 ретельно прописує послідовність:  заголовки, списки, особові картки працівників, особові справи, журнали обліку працівників, і трудові книжки (регульовано, зокрема, Постановою Кабінету Міністрів від 27.04.1993 року та очікує запровадження державного електронного реєстру даних про кожного працівника).

Таким чином, проект, що винесено на обговорення,  погіршує ситуацію та не має стати реальним нормативним документом.

Документообіг потребує змін. На час розробки багатовимірного нормативно – правового поля пропоную наступні кроки:

Уважно ознайомитися із чинним законодавством України. І , діяти у спосіб та у межах, визначених законодавством.

Власником комунальних навчальних закладів є місцева громада. Тому органи влади, а не школи, мають розробити систему важливих документів: технічних паспортів школи, державних актів про відведення земельної ділянки, про введення в експлуатацію, облік та списання основних засобів. І зберігати цю інформацію, і регулювати до неї доступ, і вчасно списувати!...А також піклуватися про облік дітей шкільного віку, вимагаючи виконання, покладених на них функцій, від спеціально створених служб.

Електронний вигляд повинні мати:

1. Алфавітна книга запису учнів та книги обліку руху учнів

2. Журнали обліку вхідного-вихідного листування

3. Книги наказів. книги обліку документів про освіту, похвальних листів та грамот.

4. Особові справи учнів та педагогічних працівників, медичні картки, документи ДПА, класні журнали

5. Книги протоколів

6. Інвентарні списки основних засобів, бібліотечного фонду, складського обліку матеріалів

Зміст та форму цих документів треба змінити, зберігати на захищеному сервері з обмеженими правами доступу.

Педагогічна робота – не письменницька, не облікова. Тому атестаційний лист працівника, його сертифікати – достатні документи для збереження.

Електронна «Освітня картка учня» може стати єдиним обліковим та розрахунковим документом, бувши прив’язаною до ідентифікаційного коду.

«Особова справа учня» може розроблятися закладом самостійно і розміщуватись у мережі, вона може враховувати індивідуальний навчальний план учня, індивідуальну освітню траєкторію, ДПА та особливі, «безбальні» здобутки. Окремі частини «файлу» мають бути уніфікованими для всієї системи.

Заклад освіти має самостійно розробляти, визначати форму та зміст плану роботи закладу. Відбиття поточної роботи, візуалізація поточних справ - це частина внутрішньої політики закладу. Тому Освітня програма закладу освіти, як єдиний комплекс освітніх компонентів для досягнення визначених результатів навчання та Статут (включає «старожитність» - «Правила внутрішнього розпорядку…) – головний документи Школи, юридичної особи публічного або приватного права, основним видом діяльності якого є освітня діяльність.

Самоврядування закладу освіти, незалежність та відповідальність у прийнятті рішень щодо академічних, кадрових, фінансових питань – автономія - «розчинить» бюрократичний дух у буденному шкільному житті.

Нова Українська Школа матиме широку автономію, інакше – залишиться скутою кайданами бюрократії та надмірного контролю.  

Світлана Олексюк, директор школи №5 Печерського району м. Києва.